Microsoft Flow

Il concetto di automazione aziendale, indica l’insieme dei processi e delle mansioni svolte all’interno di un ufficio, tramite l’utilizzo di computer e nuove tecnologie.

Il vantaggio che ne consegue è notevole, poiché l’uso della tecnologia consente di migliorare, snellire e velocizzare l’organizzazione delle attività di una società o di un gruppo più ristretto di persone.

Ne rientrano le seguenti attività:

– Gestione dei documenti amministrativi

– Elaborazione dei dati (fatturato, spese, ecc…)

– Pianificazione strategica

– Gestione di riunioni aziendali

– Gestione di orari di lavoro

– Scambio di informazioni interne

Microsoft ha presentato la sua ultima creazione nel settore dell’Office Auomation: Flow, che permette di velocizzare l’esecuzione di tutte le operazioni compiute all’interno di un’azienda. Microsoft Flow funziona in maniera simile a IFTTT (If-This-Then-That), per cui anziché svolgere mansioni in maniera singola, si possono pianificare oltre 35 servizi, sfruttando il cloud per la gestione dei documenti, la sincronizzazione dei file e l’automatizzazione di molte altre operazioni. Supporta tutti i prodotti della casa madre per la gestione dei documenti, quindi: Office 365, OneDrive e SharePoint, ma anche software come Dropbox, Twitter, Google Drive. Ogni settimana verrà aggiornata la lista delle automazioni disponibili sulla pagina dedicata semplificando la scoperta di nuovi ed ulteriori servizi disponibili. I servizi messi a disposizione da questo tool, sono davvero ottimi, e creare un workflow è davvero semplice, basta cliccare il tasto virtuale “My flows” all’interno della home di Microsoft Flow. Si aprirà una nuova pagina dove scegliere se creare un “flow” da zero (Create from blank), oppure selezionare quelli già creati all’interno della libreria (Browse template). Scriviamo a questo punto “Twitter”, per cui Flow ci suggerirà l’azione conseguente l’arrivo di un nuovo tweet.Scegliendo “aggiungi un’azione” (Add an action) possiamo selezionare il servizio da abbinare al tipo di azione già indicata, scegliendo l’opzione “Create file”, ovvero “Crea file”. Dopo aver inserito nuovamente le nostre credenziali, scegliamo il file a cui vogliamo aggiungere una nuova riga, per poi specificare la directory ove andare a creare e salvare il file, che provvederemo anche a nominare.  Durante la fase finale dovremo dare un nome identificativo al workflow e cliccare sul bottone “Crea Flow” (“Create Flow“); a questo punto sarà disponibile nella nostra lista di workflow ed in ogni momento potremo metterlo in pausa, cancellarlo o apportare ulteriori modifiche.

Dopo aver provveduto all’autenticazione di Twitter, in una nuova scheda possiamo inserire il testo (o l’hashtag) che vogliamo seguire e clicchiamo il tasto “+” che ci aprirà due strade: quella che ci permette di ottenere una “azione”, e quella di impostare una serie di condizioni.

Supponiamo di voler creare qualcosa ex novo che coinvolga il social Twitter e scegliamo il pulsante sopracitato, nella nuova sezione in cui abbiamo accesso; decidiamo la nostra origine (How would you like to start?) ed inseriamo il servizio che vogliamo impostare oppure selezioniamone uno dalla lista preesistente. All’interno della lista di tutte le funzioni messe a disposizione, noi dovremo solo occuparci di selezionare quelle a noi più congeniali ed utili, al resto penserà Microsoft Flow. Possiamo scaricare direttamente dal sito ufficiale delle versioni prova, gratuite.