Planner

All’interno delle medie e grosse aziende, per gestire gruppi di lavoro ed obiettivi diversificati, ci si rivolgeva, fino a poco tempo fa, a piattaforme come Trello ed Asana. Grazie alla neonata creazione di Microsoft, oggi il panorama si arricchisce grazie ad un nuovo ed interessante strumento: Planner, che sarà presto disponibile gratuitamente ai possessori del pacchetto Office 365.

Strutturalmente Planner risulta essere molto simile agli altri due sistemi, con il vantaggio però di essere integrato con altri prodotti della stessa casa madre, quali OneNote ed Outlook. Per il futuro si parla addirittura della realizzazione di un app dedicata a smartphone, in grado di gestire la pianificazione aziendale suddivisa per team ed obiettivi.

Come su una lavagna virtuale, possiamo creare all’interno della schermata principale della piattaforma, delle colonne di lavoro, all’interno delle quali, i membri del gruppo, possono aggiungere delle schede, in cui saranno inseriti progetti ed una serie di proposte legate all’ambito professionale di ognuno. E’ prevista inoltre la possibilità di allegare file ed interagire con gli altri colleghi del proprio team.

Tramite la suddivisione in colonne è possibile monitorare lo stato di avanzamento di un progetto e realizzare eventualmente delle suddivisioni per temi. Il vantaggio conseguito da questo tipo di approccio, riguarda l’immediatezza e la facilità nel gestire la supervisione ed il coordinamento tra i diversi componenti del team e la relativa assegnazione di mansioni e compiti.

Quello che possiamo gestire con Planner, è virtualmente ciò che avviene in moltissime aziende, ove viene utilizzata una lavagna come metodo organizzativo, divisa per progetti, su cui vengono attaccati dei post-it contenenti gli obiettivi e i metodi di svolgimento. Ogniqualvolta viene raggiunto ed elaborato un obiettivo, viene tolto il post-it dalla lavagna, uno dopo l’altro fino al completamento del progetto.

Questo procedimento molto semplice ma efficace è stato digitalizzato grazie ad un servizio chiamato Trello, con cui noi possiamo creare tante lavagne su cui attaccare post-it virtuali, raffiguranti gruppi di lavoro ed obiettivi da raggiungere. Testata la sua grande efficacia Microsoft, ha deciso di integrarlo nel suo nuovo servizio, Planner, appunto. Planner, integrata nel servizio Office 365 e in OneDrive, consente di creare lavagne, assegnare persone di un team e collegare i documenti presi da OneDrive.

Prossimamente Microsoft ha comunicato un’integrazione di Planner anche negli abbonamenti ad Office 365 Premium, Education, Enterprise e Business Essentials.

Grazie a Planner, si potranno ottimizzare i flussi di lavoro condividendo tutte le fasi realizzative di ciascun progetto, all’interno del proprio gruppo e con i diversi i collaboratori.

Planner ci permette di organizzare le nostre funzioni in forma visuale, offrendo la possibilità di condividere i file, assegnare nuove mansioni e dialogare con tutti gli altri membri del team.

All’interno della schermata principale, detta “hub”, possiamo controllare lo stato di avanzamento di ogni progetto e le rispettive le scadenze.

La sua integrazione con Outlook e OneNote, consentirà di velocizzare ed ottimizzare ulteriormente il lavoro del team, rendendolo molto più efficace. La mission di Planner, riguarda il lavoro all’interno di società, che devono gestire le pianificazioni aziendali, in maniera semplice, immediata e funzionale.